Что за документ спецификация

 

Даже рядовому гражданину на каждом шагу приходится сталкиваться с теми или иными видами отношений, которые оформляются посредством договоров, соглашений, контрактов. И практически в каждом из них присутствует один документ – спецификация, важность роли и особенности которой следует рассмотреть далее. Для чего нужна спецификация на поставку товара. Когда формируется спецификация. Сколько может быть спецификаций по договору. Образец составления документа.

Что в ней указывается

Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:

  1. Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
  2. Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
  3. Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
  4. Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.

Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.

Правила по оформлению документа

  • Спецификация составляется на отдельном листе.
  • Участники сделки должны утвердить документ до момента получения товаров.
  • Наличие подписей обеих сторон в спецификации является важным условием, в ином случае она будет считаться недействительной.
  • Номенклатурное наименование товара и его технические параметры следует указывать точно и как можно подробнее.
  • Если название организаций или товаров содержит буквы латинского алфавита – их переносят в спецификацию в оригинальном виде. Переводить названия на русский язык нельзя.

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Варианты определения

  • Конструкторский документ, содержащий перечень составных частей, входящих в специфицируемое изделие, а также других конструкторских документов, относящиеся к этому изделию и к его неспецифицируемым составным частям (ГОСТ Р )[3].
  • Точное описание потребностей, которые необходимо удовлетворить, и важных требуемых характеристик (Свод знаний по управлению проектами)[4].
  • Документ, обеспечивающий точное описание системы для целей её разработки или валидации (ISO/IEC 2382-20:1990)[5].
  • Документ, который полно описывает элемент проекта или его интерфейсы в терминах требований (к функциям, производительности, ограничениям и устройству), а также условия приёмки и процедуры проверки требований (IEEE Std 1220-2005)[6].
  • Один из основных документов технической конструкторской документации (на изделие, продукты и т. д.) — выполняемый обычно в виде таблицы, в которой указываются название изделия, его составные части и элементы, материал, из которого они изготовляются, масса и др. данные (Большой энциклопедический словарь)[7].
  • Детальная инструкция по выполнению работы или по использованию материалов в проекте; инструкция, которая в точности описывает, как что-то изготовить (Merriam-Webster Dictionary)[8].

В радиоэлектронной технике широко используется нестандартизованный термин (профессиональный жаргон) даташит (от англ. datasheet)[9][10].

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

Какие виды документа могут быть

Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.

Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:

  • Договор предоставления имущества в залог.
  • Договорные документы по процедуре дарения.
  • Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
  • Контрактные документы государственного назначения.
  • Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
  • Рента и получение рентных платежей.

Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Что это такое

Прежде всего, в экономическом и правовом смысле она является обязательным письменным приложением, оформленном в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору поставок или иным аналогичным документам.

Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:

  • Ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько.
  • Перечисление позиций согласно с пунктами пронумерованного списка.
  • Точное описание каждой позиции в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями.
  • Единицы измерения, количество, цена одного экземпляра и сумма по каждой позиции.
  • В обязательном порядке должно быть итоговое суммовое выражение по спецификации без НДС, а затем с НДС.
  • Подписи уполномоченных должностных лиц сторон, участвующих в договоре, заверенные мокрыми печатями.

Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих долгосрочные договорные отношения.

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://corphero.ru/biz/specifikaciya-k-dogovoru-postavki.html
  • https://spmag.ru/articles/specifikaciya-k-dogovoru-postavki-tovara
  • https://assistentus.ru/forma/specifikaciya-na-postavku-tovara/
  • https://wiki2.org/ru/%d0%a1%d0%bf%d0%b5%d1%86%d0%b8%d1%84%d0%b8%d0%ba%d0%b0%d1%86%d0%b8%d1%8f
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий