Договор аренды личного транспортного средства

 

И до России дошла услуга сдачи в аренду автомобиля. И для неё также требуется заполнять договор. Мы рассказываем, как его правильно и полно составить, и предлагаем ознакомиться или скачать образец и бланк договора аренды автомобиля. Оформление договора аренды машины у сотрудника предприятия: документы, условия сделки, пошаговая инструкция. Документы, подтверждающие расходы на арендованный автомобиль.

Если на вас работает не только сотрудник, но и его личное авто — правила аренды

Когда автомобили сотрудников используются для нужд компании, важно помнить о юридических основаниях такого использования. Елена Гадлевская, юрист-лицензиат, рассказала о том, как «арендовать» личный транспорт работников в служебных целях. Такое использование может быть оформлено:

  • Договором аренды
  • Договором безвозмездного пользования
  • В соответствии с трудовым законодательством на основании ст. 106 ТК «Компенсация за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику»

Договор аренды

Гражданский кодекс предлагает 2 варианта договора аренды транспортных средств (ТС):

  • Договор аренды транспортного средства с экипажем — это договор, в котором сотрудник, чьим авто пользуется компания, выступает также в качестве водителя и лично следит за состоянием транспорта. В этом случае сотрудник должен выполнять распоряжения нанимателя, которые касаются управления и технической эксплуатации машины
  • Договор аренды транспортного средства без экипажа — управление и техническая эксплуатация транспортного средства осуществляется самим арендатором (ст. 613 и 616 ГК)

Выбор одного из этих договоров аренды зависит от того, кто будет управлять автомобилем: сам работник-арендодатель или другой работник, сотрудник, работающий водителем, или сотрудник, работа которого носит разъездной характер.

Если сотрудник-арендодатель работает водителем и планирует использовать свою машину для выполнения рабочих обязанностей, то заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Хотя водитель выполняет распоряжения нанимателя в отношении технической и коммерческой эксплуатации авто, но управляет им не на основании договора аренды, а на основании трудового договора, в соответствии с которым управление автомобилем входит в его трудовые обязанности.

Если управление авто не входит в трудовые обязанности сотрудника-арендодателя, (например, это руководитель организации или другое должностное лицо), то вопрос, может ли между сторонами заключаться договор аренды ТС с экипажем, спорный.

К примеру, с одной стороны такой сотрудник во время служебных поездок не обязан управлять авто. Но если он лично садится за руль, то вправе рассчитывать на дополнительное вознаграждение, выплата которого возможна на основании договора аренды транспортного средства с экипажем.

Также стоит обратить внимание на такой момент. Если предполагается перевозка на автомобиле других сотрудников или имущества компании, то нанимателю следует убедиться, не противоречат ли такие перевозки, к примеру, законодательству о лицензировании.

Какие виды деятельности в области автомобильного транспорта подлежат лицензированию, можно посмотреть в п. 4 приложения 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности».

В договоре должен быть прописан предмет договора — наименование, марка, модель, год выпуска, цвет, регистрационный номер транспортного средства (ст. 578 ГК). Также должны быть отмечены условия, по которым хотя бы одна из сторон желает достичь соглашения. Например, законодательство не содержит обязательного требования указывать в договоре стоимости автомобиля. Но ее указание обязательно, если хотя бы одной из сторон заявлено о необходимости достичь соглашения в этом вопросе.

Обратите внимание на документы и принадлежности: машина арендуется вместе с ее принадлежностями и относящимися к ней документами — если иное не предусмотрено договором (ст. 582 ГК). Это могут быть свидетельство о регистрации ТС, подтверждение гостехосмотра, страховка на транспортное средство, ключи от автомобиля и т.д.

Важный момент: при заключении договора сотрудник обязан предупредить нанимателя обо всех правах третьих лиц на машину (праве залога и т.п.).

Например, о том, что авто находится в залоге у банка как обеспечение исполнения обязательств по кредитному договору. Иначе наниматель имеет право требовать уменьшения арендной платы или расторжение договора и возмещения убытков (ст. 584 ГК).

Арендная плата, порядок, условия, форма и сроки ее внесения определяются договором аренды по ст. 585 ГК. А если они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах. Распределение расходов на капительный ремонт и текущих расходов между сторонами осуществляется следующим образом. Капитальный ремонт:

  • При аренде ТС без экипажа капремонт авто ложится на нанимателя (ст. 615 ГК). Статья является императивной (категоричной) и другие условия не допускаются
  • Капремонт авто при аренде ТС с экипажем возлагается на сотрудника, владельца машины (ст. 605 ГК также является императивной)

Текущие расходы:

  • При аренде ТС с экипажем расходы на текущий ремонт, техобслуживание и др. ложатся на сотрудника (ст. 605 ГК)
  • Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (топливо, платежи, связанные с эксплуатацией авто и др.), возлагаются на нанимателя. Но договором они могут быть возложены и на работника (ст. 607 ГК)

При аренде ТС без экипажа все расходы на эксплуатацию авто несет наниматель (ст. 615 и 617 ГК), но договором они могут возлагаться и на работника, за исключением расходов на капремонт.

Договор безвозмездного пользования

Кроме договора аренды между сторонами может быть заключен договор безвозмездного пользования (ссуды) автомобилем. Все расходы по эксплуатации авто несет наниматель-ссудополучатель (ст. 649 ГК) — конечно, если иное не предусмотрено договором.

Этот договор дает нанимателю лишь право владеть и пользоваться автомобилем. При этом наниматель не вправе требовать от сотрудника управлять этим авто, если такое управление не входит в его трудовые обязанности.

Использование авто по трудовому кодексу

Оно имеет существенные отличия от заключения договора аренды или безвозмездного пользования (ст. 106 ТК). Рассмотрим основные пункты, в которых есть отличия:

1. Возможность использовать авто для нужд работника:

  • При использовании нанимателем машины работника на основании ст. 106 ТК право владения и пользования этим авто не переходит к нанимателю. Работник может использовать авто в личных целях в нерабочее время
  • При заключении договора аренды или безвозмездного пользования право владения и пользования автомобилем переходит к нанимателю — пока действует договор, сотрудник не может использовать авто в личных целях

2. Необходимость управления автомобилем работником:

  • Использование авто работника для нужд нанимателя на основании ст. 106 ТК возможно только если работник управляет им при исполнении своих трудовых обязанностей
  • Если управлять авто будет другой работник, то отношения сторон должны быть оформлены договором аренды или безвозмездного пользования

3. Компенсации расходов работнику:

  • При использовании авто работника наниматель по ст. 106 ТК выплачивает ему компенсацию за износ (амортизацию) этого транспорта. Размер и порядок выплаты определяются по договоренности
  • При заключении договора аренды работнику выплачивается арендная плата. При заключении договора безвозмездного пользования наниматель ничего не выплачивает работнику в связи с использованием автомобиля

Трудовой кодекс не содержит специальных требований к документальному оформлению использования личного имущества работника для нужд нанимателя. Возможны следующие варианты такого оформления:

  • Включение условия об использовании авто работника для нужд нанимателя в трудовой договор
  • Заключение допсоглашения к трудовому договору
  • Заключение отдельного соглашения между сторонами об использовании авто работника для нужд нанимателя
  • Приказ о выплате работнику компенсации за износ (амортизацию) автомобиля, если он фактически использовался работником для нужд нанимателя с ведома последнего.

Источник:

Составление договора

Если организация хочет взять у своего сотрудника ТС во временное пользование, то необходимо заключить соответствующий договор аренды. При этом нужно подготовить полный пакет необходимых документов, а также чётко прописать в этом соглашении условия передачи личного авто работника в прокат юридическому лицу.

Знаете ли вы? В начале XX века на бензине работало только 22% всех автомобилей. На паровом двигателе ездили 40% машин, а ещё 38% от общего количества ТС составляли электромобили. Предприятие может взять машину в аренду как с экипажем, так и без него. В первом случае за рулём транспортного средства может находиться только сам собственник, а во втором арендуется только авто.

Список документов

В результате подписания договора аренды ТС временно переходит на баланс фирмы, поэтому при оформлении такой сделки владельцу ТС нужно предоставить пакет необходимых документов на машину.

К ним относятся:

  • паспорт транспортного средства;
  • свидетельство о регистрации машины;
  • талон о прохождении техосмотра;
  • полис автострахования ОСАГО.

Когда фирма берёт в прокат личное авто у своего сотрудника, в обязательном порядке оформляются такие документы:

  • договор аренды машины — по одному экземпляру для владельца ТС и компании;
  • акт приёма-передачи автомобиля — в нём указаны все регистрационные данные машины, результаты техосмотра и существующие повреждения, дата передачи ТС фирме, а также реквизиты и подписи обеих сторон сделки;
  • путевой лист — позволяет рассчитать расходы на эксплуатацию авто арендатором.

Знаете ли вы? В Италии, Германии и Франции есть возможность арендовать ТС не только в специализированном автопрокате, но и у частного автолюбителя. В указанных странах на такую сделку готовы пойти около 50% владельцев машин.

Условия договора

Перед подписанием соглашения представитель организации и владелец машины договариваются о том, на каких условиях автомобиль будет передан в аренду. Все результаты этой договорённости в обязательном порядке вписываются в текст договора, чтобы в дальнейшем избежать взаимных претензий сторон друг к другу.

Основные условия, указывающиеся в тексте документа, перечислены ниже:

  • передаётся ТС в аренду вместе с экипажем или без него;
  • длительность аренды — можно указать любой период времени или подписать договор на неопределённый срок, не указывая дату конца его действия;
  • с какой целью авто сдаётся в прокат, для чего оно будет использоваться;
  • размер арендной платы — определяется по соглашению между арендодателем и компанией;
  • сроки оплаты аренды — арендатор может вносить сумму ежемесячно (до указанного числа), один раз в квартал, в конце года и т. д.;
  • порядок начисления пени за просрочку в оплате стоимости проката;
  • порядок досрочного прекращения действия договора — в какой срок сторона, выступающая инициатором расторжения, должна сообщить второму участнику сделки о своём решении;
  • сроки возврата машины и документов на неё владельцу после завершения периода действия договора;
  • порядок взаимоотношений между арендодателем и арендатором в случае задержки возврата ТС — размер денежной компенсации за просрочку сроков возвращения машины владельцу;
  • кто именно оплачивает расходы на страховку, техническое обслуживание машины, покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ);
  • возможность субаренды — может ли арендатор передавать ТС в аренду другим лицам;
  • условия форс-мажора — в каких случаях стороны полностью освобождаются от ответственности за неисполнение условий договора аренды.

Важно! После прекращения договора аренды организация обязуется вернуть ТС сотруднику в том же состоянии, в котором оно было получено при подписании этого документа (с учётом нормального износа).

Если автомобиль берут в аренду вместе с экипажем, то все расходы на текущий и капитальный ремонт, стоимость страховки, а также компенсация ущерба, причинённого ТС третьим лицам, оплачивается арендодателем. Арендатор лишь оплачивает транспортные сборы, ГСМ и услуги по техобслуживанию машины в период действия договора аренды.

Если фирма арендовала авто без экипажа, то она берёт на себя все расходы по обслуживанию, ремонту, страхованию и заправке ТС, а также при необходимости обязуется возместить ущерб, нанесённый арендованной машиной третьим лицам.

Пошаговое оформление

Процедура оформления договора аренды автомобиля между представителем организации и сотрудником является достаточно простой. Но нужно придерживаться определённой последовательности действий и проверить наличие всех необходимых документов.

Пошаговая инструкция действий представлена ниже:

  1. Собственник машины предоставляет представителю организации-арендатора все регистрационные документы и сам автомобиль для осмотра.
  2. Представитель организации, берущей авто в аренду, обсуждает с владельцем ТС все условия сделки.
  3. Письменно оформляют два экземпляра договора аренды по результатам достигнутого взаимного соглашения сторон обо всех условиях.
  4. Обе стороны знакомятся с текстом договора, а затем ставят свои подписи.
  5. Оформляется акт приёма-передачи ТС от арендодателя арендатору. Собственник машины передаёт ключи представителю организации.

Скачать бланк договора аренды автомобиля

Скачать акт приёма-передачи автомобиля в аренду

Расходы на аренду автомобиля

Фото 2

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

  • Аренда автомобиля (в том числе личного)  •  Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).  •  Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
  • Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника •  Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Налогообложение

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

  • затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
  • страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1). К таким документам, например, относятся:

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от г. №92. Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику  необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
  • учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.

Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от г. №03-03-06/1/39239).

Расходы на ГСМ

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п.6.3 Указания Банка России от г. №3210-У). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ и даты покупок. В бухучете приобретенные ГСМ отражаются на субсчете 10-3 «Топливо».

Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, или сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ, то НДС можно принять к вычету.

Если счета-фактуры нет, то ГСМ приходуется по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п.6 ПБУ 5/01).

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально, для этого необходимо оформлять путевые листы. Путевые листы могут быть оформлены по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.

Путевой лист

Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т.п. Ошибки и неточности при заполнении путевых листов также являются основанием для исключения данных расходов из состава уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Использование служебного автомобиля без путевых листов рассматривается налоговыми органами как использование автомобиля в личных целях. Такой доход, полученный в натуральной форме, включается в базу для начисления НДФЛ.

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от г. №03-03-06/1/354.

Источник:

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • http://blognalog.com/uchet/dogovor-arendyi-avtomobilya-u-sotrudnika-organizatsii-uchet-i-nalogi.html
  • https://auto.today/bok/16571-obrazec-dogovora-arendy-avto-u-rabotnika-organizacii.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий